10 hasznos tipp az időnkkel és az erőforrásainkkal való gazdálkodáshoz
2016. február 14. 4:00
Vezetői tanácsadás során többször előjön az időgazdálkodás-témakör, de az időnkkel és erőforrásainkkal történő helyes gazdálkodás nem csupán a vezetők, hanem mindannyiunk számára elengedhetetlen – az egyetemistáknak pedig különösen, ha szakdolgozatírásról van szó :).
Sokunknak problémája van a time-menedzsmenttel, pedig az tanulható. A lényeg a rendszerezésben és a kompetenciaérzés felkeltésében van, és az új szokások kialakítása megtöri az ördögi kört.
1. Rakj rendet magad körül!
Látni fogjuk, hogy a rendszerezés a legfőbb kulcsa annak, hogy az idő ne folyjon ki a kezünk közül. Ennek legalapvetőbb szintje, hogy fizikai szinten is megteremtjük magunk körül a rendet.
Ha rendbetesszük a munkaterületünket, íróasztalunkat, ezzel figyelmünket ténylegesen jobban tudjuk fókuszálni a munkára, mivel átláthatóságot teremtünk. De nem csak az íróasztalunkról lehet szó, annak is lesz hatása, ha lakásunk egy dolgozószobától teljesen távoli helységét takarítjuk ki, ugyanis a rendszerezés kompetenciaérzést is nyújt: annak tudatát, hogy képes vagyok rendben tartani a dolgaimat, én irányítom és szervezem az életemet.
De ami a legfontosabb: rengeteg energiánkat lekötik a meg nem oldott dolgok, ki nem pipált teendők, mivel azok folyamatosan ott vannak velünk… A takarítással, rendrakással felszabadulnak ezek az energiák, melyek más feladatokra fordíthatók.
2. Mondj nemet a halogatásra!
Bizonyára mindannyian észrevettük, hogy amikor nagyon sok dolgunk van, valahogy mindenre jobban jut idő (persze akkor, ha viszonylag könnyű fogást találni a feladatokon és látjuk a végét, máskülönben nincs motivációnk belekezdeni – de ez egy másik cikkk témája). Itt is a kompetenciaérzésünkről van szó – egyik megoldott dolog, és annak sikerélménye hozza a következőt, mely jutalomértékű.
Sokkal rosszabbul érezzük magunkat akkor, ha bűntudatunk van a halogatott / alig teljesített feladatok miatt, és emiatt még kevesebbet tudunk teljesíteni, ám jutalomértékű és inspráló, ha egymást érik a kipipált feladatok. Arról nem is beszélve a megoldatlan feladatok szintén rengeteg energiánkat lekötik.
3. Sürgős-fontos mátrix
Teendőinket az alábbi mátrix egy-egy részében tudjuk elhelyezni: Sürgős-fontos, sürgős-nem fontos, nem sürgős-fontos, nem sürgős-nem fontos. Magától értetődő, hogy a sürgős és fontos teendők élveznek prioritást, ezeket szükséges legelőször elvégeznünk, míg a nem sürgős-nem fontos teendők a lista végén kullognak. Ez esetben a nem sürgős, de fontos teendőinkre kell odafigyelni (pl. időpontot egyeztetni orvoshoz), hogy azok se vesszenek el a sürgősebb teendők mögött.
4. Legyen naprakész az e-mail fiókod!
Ez a tipp szerintem kulcsfontosságú, és számomra a legtöbbet segített: Készítsünk címkéket az e-mail fiókunkban (pl. könyvelés, egyetem, marketing, fotók, személyes stb.), és az elintézett, megválaszolt e-maileket mindig helyezzük át az adott címkék alá. Ez nagyban megkönnyíti az életünket, mivel átláthatóvá teszi a teendőinket: csak azok a feladatok, e-mailek lesznek szem előtt, melyekkel még dolgunk van.
(Még egy tanács az e-mail-ezéshez: a mobiltelefonra érkező értesítések miatt fontos, hogy a nem releváns hírleveleket ellásuk valamilyen szűrővel – pl. a Gmail-ben lehetőség van a közösségi vagy a promóciók alá (ha egyáltalán nem releváns, akkor a kukába) áthelyezni bizonyos feladótól érkező leveleket, így azok a későbbiekben is ott, és nem az elsődleges levelek között fognak megjelenni.)
5. Naplózzuk az időtöltésünket!
Figyeljük meg egy napunkat! A határidőnaplónkban egy hétig játsszunk a következő módon: minden napot jelző oldal közepére húzzunk egy vonalat, vagyis osszunk kétfelé: bal oldalra kerülhetnek az órákra betervezett teendők, jobb oldalra pedig listázzuk, hogy ténylegesen mivel töltöttük az időnket. A betervezett adott programok vélhetően a jobb oldalon is megjelennek, viszont a kevésbé kötött órákban, melyeket szabadabban oszthatunk be, találhatunk érdekes dolgokat: talán több időt töltünk céltalan böngészéssel vagy Facebook-ozással, mint gondoltuk volna…
Már egy napunk ilyen módon történő megfigyelése is segít felfedezni azt, hogy hol úszunk el, de ha egy hétig játsszuk ezt, az nagyban segít újraszervezni a munkamódunkat, hiszen nem szívesen fogjuk azt leírni, amit utána szégyellnénk, ez pedig munkára sarkall! :)
6. Gazdálkodj az erőforrásaiddal!
Gondoljuk át, hogy a hét különböző napjain mennyi időt töltünk az egyes fontos tevékenységeinkkel. Ezt érdemes egy táblázatban lejegyezni, ahol az első oszlopban egymás alatt felsoroljuk a végzett tevékenységeket (pl. alvás, munka, utazás, készülődés, bevásárlás, házimunka, sport stb.) majd napokra lebontva beírjuk az órákat/perceket. Ha valahol irreális időmennyiséget látunk, próbáljuk tömbösíteni az adott programot.
Minden perc értékes lehet! (Pl. én megtehetem, hogy nem utazom be minden nap a városba, hanem tömbösítem a városi programjaimat más napokra, hiszen így több, mint napi 4 óra utazást spórolok meg.)
7. 30 perces játék
Egyezz meg magaddal: a most következő 30 percből kihozom a legtöbbet! Versenyfutás lesz az idővel, de azt látva, hogy mennyi hasznos dolgot lehet megcsinálni 30 perc alatt (már akár egy takarítást tekintve is), szintén kompetenciaérzést nyújt.
8. Ne hagyd, hogy megzavarjanak!
Ha elmerülünk a munkánkban és flow-élményt élünk át, elég problémás, ha ránk tör valaki egy kisebb-nagyobb problémával vagy egy übercuki macskás videóval, és kizökkent a ritmusunkból – sőt, lehetőségünk sincs belemerülni a munkába, ha azt várjuk, hogy mikor zavarnak meg.
Erre azt szokták tanácsolni, hogy 1 órára, amíg egy koncentrált figyelmet igénylő munkafeladatra koncentrálunk, kapcsoljuk ki a telefont és az e-mail értesítéseket. Sokakat viszont az is zavar, ha nem tudják, hogy mi történik körülöttük – erre az esetre érdemes lehet megegyeznünk magunkkal, hogy az értesítéseket nem kapcsoljuk ki, viszont a levelekre nem válaszolunk addig, amíg el nem végezzük a kitűzött feladatunkat.
9. Sportolj!
Látszólag időráfordítást igényel, ám a gyakorlatban behozza a belefektetett energiát. Az edzés utáni fokozott véráramlás fokozza a mentális teljesítményt, segíti a fókuszált gondolkodást, hatására a munkahelyi teljesítményünk 15 százalékkal nő!
A megnövekedett energiaszint, a nagyobb önbizalom és a pozitívabb életszemlélet mellett javítja az időbeosztással kapcsolatos képességeket és a határidők betartását. Arról nem is beszélve, hogy csökken a szorongás, depresszió és hangulatingadozások mértéke.
10. Legyen lefoglalva magad számára is idő a naptáradban!
Szükség van a feltöltődésre, aktív pihenésre is, ezért hobbink, kedvenc sportunk számára is foglaljunk le időt. És a SAJÁT IDŐ ne legyen hátrányban az összes többi teendőnk mögött! Ha magunknak sem adunk, nehéz lesz másba fektetni az energiát, és az hosszú távon kiégéshez vezethet.
Bogdán Brigitta







